Dibawah Bendera Idiot

Mukadimah

Fokus memo ini ialah aspek pengelolaan sistem informasi pada organisasi-organisasi penelitian/ pendidikan seperti Universitas, Lembaga Penelitian, dan lain sebagainya. Secara khusus, akan dibahas aspek-aspek yang mungkin akan dihadapi oleh seorang "CIO" (Chief Information Officer), atau "Yang-Diper-CIO-kan" pada organisasi tersebut. Perbedaan "CIO" dan "Yang-Diper-CIO-kan" ialah posisi formal dalam struktur organisasi tersebut. Seorang CIO diangkat secara "de jure" -- seperti dengan "Surat Keputusan" atau atribut resmi lainnya -- untuk bertanggung-jawab terhadap hal-ihwal sistem informasi pada organisasi bersangkutan. Sedangkan seorang "Yang-Diper-CIO-kan" menjalankan tugasnya secara tidak formal walau pun secara "de facto" merupakan CIO pada organisasi tersebut. Tulisan ini akan menggunakan istilah CIO baik dalam arti para CIO mau pun para Yang-Diper-CIO-kan.

Kepala UPT (Unit Pelaksanaan Teknis) Komputer sebuah universitas dapat dianggap sebagai CIO. Demikian pula seorang kepala UPT Komputer pada sebuah fakultas. Bahkan, jurusan pendidikan yang besar pun terkadang memiliki sebuah UPT Komputer. Sebaliknya, tidak jarang sistem informasi sebuah bagian dalam organisasi dikelola secara informal oleh satu atau lebih "Yang-Diper-CIO-kan".

Para pimpinan organisasi dapat dikatakan memiliki komitmen terhadap sistem informasi, jika:

Berdasarkan komitmen tersebut di atas, pola kepemimpinan pada sebuah organisasi dikategorikan sebagai berikut:

Pengangkatan CIO

Dalam proses pengangkat, sebaiknya CIO langsung merencanakan hal-hal seperti: komunikasi dinas, ruang lingkup kerja, legitimasi pengangkatan, dan masa transisi. Komunikasi Dinas merupakan wahana tukar-menukar informasi serta instruksi secara "top down" -- dari pimpinan ke CIO atau pun dari CIO ke staf pendukung; mau pun secara "bottom up" -- dari CIO ke pimpinan atau pun dari staf pendukung ke CIO. Mengingat jumlah yang terkait biasanya lebih dari satu, perlu ditentukan metoda interaksi non F2F (Face to Face), seperti MEMORANDUM, email, dan cara tercatat lainnya.

CIO sebaiknya mengarsip semua komunikasi dinas. Sebagai sarana sinkronisasi, arsip tersebut sebaiknya dikirimkan kepada pihak pimpinan sehingga dapat langsung dikoreksi jika terdapat kesalah persepsi. Selain itu, cara ini dapat mengunci para pimpinan agar tetap konsisten dan tidak plintat-plintut.

Klarifikasi ruang lingkup kerja harus diperhatikan secara sungguh-sungguh oleh semua pihak yaitu CIO, pimpinan, dan komunitas organisasi terkait. Klarifikasi ini termasuk legitimasi pengangkatan CIO. Untuk itu, direkomendasikan agar pimpinan mengumumkan penugasan CIO secara TETE (TErtulis dan TErbuka), walau pun tidak perlu berbentuk surat keputusan resmi. Tanpa klarifikasi dapat mengundang potensi kesalah-fahaman serta harapan yang berlebihan dari salah satu pihak tersebut.

Pengangkatan CIO dapat merupakan pergantian CIO, atau pun karena terjadi perubahan struktur organisasi. CIO yang baru diangkat agar segera melakukan pertemuan dengan mantan CIO (jika ada), serta staf-staf IT yang terkait untuk membahas butir-butir kebijaksanaan yang terkait dengan kesinambungan masa transisi. Jika perlu, pertemuan perdana tersebut dihadiri oleh pihak pimpinan atau wakilnya.

Fungsi klerikal/ administratip perlu mendapatkan perhatian utama pada saat CIO mulai menjalankan tugasnya. Dengan demikian, CIO seharusnya sedini mungkin meminta kepada pihak pimpinan untuk menyediakan tenaga administratip yang menjalankan fungsi klerikal tersebut.

Manager On Duty

Fungsi CIO pada sebuah institusi pendidikan/ penelitian sering merupakan jabatan full time yang harus disambi. Tidak jarang sang CIO sibuk mengerjakan hal-hal yang sama sekali tidak ada hubungannya dengan fungsi IT. Untuk itu, CIO harus menunjuk seorang staf piket atau manager on duty.

Staf piket ini berfungsi seperti dinas pemadam kebakaran. Pada keadaan normal akan idle, namun pada saat dibutuhkan perlu ada dan siap menjawab semua masalah. Dengan kata lain, seorang manager on duty pantang berkata: "Tidak tahu".

Siasat


(masih berantakan)...

Berdasarkan masukan yang diterima, kiat-kiat yang perlu dicoba oleh CIO bersangkutan ialah:

Rujukan

Ucapan Terimakasih

Terimakasih kepada rekan-rekan seperti -- Adhi Yuniarto, Betty P, Irwan Margono, Utari, Widianto S. Nugroho -- yang telah memberikan masukan secara langsung atau pun tidak langsung atas tulisan ini.